Sisällys
Teknisesti migraatio Microsoft 365:stä Google Workspaceen on ratkaistu tehtävä. Googlen Hallintakonsolin (Admin console) työkalu Data import (aiemmin Data Migration Service) siirtää Exchange Onlinen postin, kalenterit ja yhteystiedot, ja se toimii hyvin, jos tilit ja käyttöoikeudet on valmisteltu etukäteen.
Silti projektit menevät joskus pieleen. Syy ei ole juuri koskaan itse siirtotyökalu.
Mikä siirtyy helposti
- Sähköposti. Historia, kansiot, liitteet. Hitaasti, mutta vakaasti. Tukemattomat Exchange-kohteet jäävät lähteeseen, joten vertaa pilotissa viestien määrää kansioittain.
- Kalenterit. Mukaan lukien toistuvat tapahtumat ja osallistujat. Liitteet ja jako-oikeudet siirtyvät eri tavalla, tarkista pilotissa.
- Yhteystiedot. Henkilökohtaiset yhteystiedot siirtyvät; jaetut osoitekirjat on suunniteltava erikseen.
- Outlook-säännöt. Tuodaan Gmail-suodattimina, mutta eroin: kaikille Outlook-ehdoille ei ole vastinetta Gmailin puolella. Suodattimet on käytävä läpi tuonnin jälkeen.
Mikä ei siirry yksi yhteen, ja mitä sille tehdä
- Excel makroineen, Power Query ja monimutkaiset mallit. Nämä Excel-toiminnot on arvioitava erikseen ennen siirtymistä, Sheets ei toista niitä. Ratkaisu: jätä ne Excel-tiedostoiksi Drive-ympäristöön ja pidä muutama Microsoft-lisenssi talousosastolle. Se ei ole tappio, vaan järkevä kompromissi, kun lisenssikustannukset ja tiedostojen omistaja on nimetty.
- OneDrive- ja SharePoint-tiedostot. Erillinen projekti, ei osa Exchange-tuontia: Google Workspace Migrate tai Data import -työkalu lähteen ja määrän mukaan. Office-tiedostomuodot avautuvat Drive-ympäristössä, mutta SharePointin oikeudet ja tiedostojen sisäiset linkit on tarkistettava siirron jälkeen.
- Jaetut postilaatikot (shared mailboxes). Kartoitetaan Gmail-tiliksi tai Google-ryhmäksi; valitse malli ennen tuontia, katso jaettu postilaatikko.
- Outlookiin integroidut ohjelmat. Toimialaohjelmisto, joka ”lähettää Outlookista”, voi lakata toimimasta. Tämä on tarkistettava ennen migraatiota, ei sen jälkeen.
Suunnitelma yhdessä taulukossa
| Tietolähde | Työkalu | Mikä ei siirry | Hyväksymistesti |
|---|---|---|---|
| Exchange Online -posti | Data import (Hallintakonsoli) | Tukemattomat kohteet, osa säännöistä | Viestien määrä kansioittain täsmää |
| Kalenterit, yhteystiedot | Data import | Osa liitteistä ja jako-oikeuksista | Toistuvat tapahtumat näkyvät Calendarissa |
| OneDrive, SharePoint | Google Workspace Migrate tai Data import | Makrot, monimutkaiset oikeudet, tiedostojen sisäiset linkit | Oikeudet otostiedostoissa oikein |
| Jaetut postilaatikot | Kartoitus Gmailiin tai ryhmään | Outlook-kohtaiset asetukset | Testiviesti tavoittaa kaikki |
| Integraatiot | Valmistajan ohje | Outlookin COM-lisäosat | Lähetys ohjelmasta toimii |
Mistä käyttökatko syntyy
Riskialtein hetki on MX-tietueiden vaihto. Jos se on valmisteltu oikein, käyttökatko on käytännössä minuutteja, ei päiviä: posti alkaa saapua Googlen puolelle, kun vanha ympäristö vielä toimii, ja loppusynkronointi siirtää lähdeympäristöön jääneet muutokset.
Jos se on valmisteltu väärin, viestit palautuvat tai päätyvät vanhalle palvelimelle, jota kukaan ei enää katso. Siksi DNS-muutokset eivät ole improvisoinnin paikka. Ennen vaihtoa SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueiden on oltava valmiina; siitä olemme kirjoittaneet täällä. Lähetä vaihdon jälkeen testiviestit molempiin suuntiin: ulkopuolelta verkkotunnukseesi ja Google-tililtä ulkoiseen osoitteeseen.
Mitä työkalu ei ratkaise: identiteettien kartoitus (jokaiselle postilaatikolle valmisteltu Google-tili oikealla osoitteella), API-kiintiöt suurilla määrillä ja sähköpostiohjelmien uudelleenmääritys laitteissa.
Paluusuunnitelma ja vanhan ympäristön sulkeminen
Niin kauan kuin MX-tietueita ei ole vaihdettu, paluu on triviaali: vanha ympäristö toimii, Googlen puolella on kopio. Vaihda MX siis vasta, kun pilottiryhmä on työskennellyt Google-ympäristössä muutaman päivän ja hyväksymistestit on läpäisty.
Älä peru Microsoft 365 -lisenssejä vaihtopäivänä. Vanha ympäristö pysyy luettavana, kunnes kolme kriteeriä täyttyy: loppusynkronointi on valmis ja tarkistettu, kuukauden lopun prosessit ovat toimineet Google-ympäristössä, talousosaston Excel-tiedostot ovat siellä, missä niiden kuuluu olla.
Havainnollistava aikataulu
Käyttäjämäärä ei yksin määrää aikataulua. Nämä luvut olettavat tyypilliset postilaatikot ja enintään pari integraatiota; suuret arkistot ja toimialaohjelmistot vaativat pidempään.
- 10-30 käyttäjää: viikko valmistelutöitä, vaihto viikonloppuna ja viikko tehostettua tukea sen jälkeen.
- 30-150 käyttäjää: kaksi-kolme viikkoa yhteensä, aalloissa.
- 150+: ensin pilottiryhmä, ei koskaan kaikkia yhtä aikaa.
Postihistoria siirtyy taustalla ja voi jatkua vielä päiviä vaihdon jälkeen. Se on normaalia, ihmiset työskentelevät jo.
Vaikein osa ei ole tekninen
Se ovat ihmiset, jotka ovat käyttäneet Outlookia kymmenen vuotta. Ensimmäisellä viikolla saat kysymyksiä siitä, että ”kaikki on erilaista”, ja suurimmassa osassa tapauksista kyse ei ole virheestä vaan tottumusten muutoksesta.
Mikä auttaa: tunti koulutusta ennen vaihtoa, jokaisella osastolla yksi henkilö, joka tietää vähän enemmän, ja selkeä viesti johdolle, että kaksi ensimmäistä viikkoa ovat hitaampia.
Milloin kumppania kannattaa käyttää
Jos sinulla on alle 20 käyttäjää, ei Outlook-integraatioita eikä kukaan käytä Excel-makroja, sen voi tehdä itse. Aloita Googlen luettelosta siitä, mitä Exchange Online -tuonti siirtää.
Jos ihmisiä on enemmän, integraatioita on tai aikaa virheisiin ei yksinkertaisesti ole, me teemme tätä säännöllisesti vuodesta 2012.
Siirrätkö postia ja tiedostoja Google Workspaceen? Arvioimme lähteet, teemme pilotin, sovimme siirtymän ja tarkistamme sen jälkeen sovitut tiedot ja pääsyt. Varaa maksuton 30 minuutin auditointi tai soita +371 22 30 50 90.
