Sisällys
Jos kokoaa yhteen kysymykset, joita Google Workspace -järjestelmänvalvojat esittävät julkisilla foorumeilla, yksi voittaa selvästi: miten siirrän tiedostot henkilökohtaisesta ”My Drivesta” jaettuun Drive-asemaan rikkomatta mitään. Ja noin kolmasosa kysyjistä ei saa vastausta.
Miksi tällä ylipäätään on väliä
”My Driven” tiedostolla on omistaja, ihminen. Kun ihminen lähtee yrityksestä ja tili poistetaan, tiedostot lähtevät mukana, ellei järjestelmänvalvoja ole ennen poistoa siirtänyt niiden omistajuutta toiselle käyttäjälle. Tämä askel unohtuu usein, ja sitten on liian myöhäistä. Jaetussa Drive-asemassa (Shared Drive) omistaja on organisaatio. Ihmiset tulevat ja menevät, tiedostot pysyvät.
Siksi jokainen yritys päätyy ennemmin tai myöhemmin tähän siirtoon. Ja juuri tässä on helppo rikkoa jotain.
Mitä linkeille tapahtuu
Hyvä uutinen: tiedoston ID ei muutu. Kun tiedosto siirretään jaettuun Drive-asemaan, sen linkki pysyy samana. Dokumentit, joihin on upotettu linkki tähän tiedostoon, toimivat edelleen.
Huono uutinen: käyttöoikeudet on tarkistettava erikseen. Siirron jälkeen tiedostoon pääsevät jaetun Drive-aseman jäsenet roolinsa mukaan. Suoraan tiedostolle annetut oikeudet säilyvät yleensä, mutta oikeudet, jotka henkilö oli perinyt aiemmasta ”My Drive” -kansiosta, eivät tule mukana. Lisäksi vaikuttavat jaetun Drive-aseman ja organisaation rajoitukset, esimerkiksi kielto jakaa ulkopuolisille käyttäjille. Henkilö, jolla oli pääsy ”My Driven” kautta, voi menettää sen, vaikka linkki toimii.
Tulos näyttää rikkinäiseltä linkiltä, mutta kyse on käyttöoikeusongelmasta. Se on lähes kaikkien valitusten syy. Tarkista erityisesti ne, jotka saivat pääsyn kansion kautta, sekä ulkopuoliset yhteistyökumppanit.
Oikea järjestys
- Luo jaettu Drive-asema ja lisää jäsenet ennen siirtoa. Ei jälkeen. Jos siirrät tiedostot ensin, ihmiset menettävät pääsyn heti ja alkavat soittaa.
- Kirjaa, kenellä on nyt pääsy. Kirjaa ennen siirtoa, keillä henkilöillä ja millä ulkopuolisilla osoitteilla on pääsy tärkeimpiin kansioihin. Siirron jälkeen tämä lista on tarkistuslistasi.
- Tarkista, kuka on omistaja. Omat tiedostosi voit siirtää itse jaettuun Drive-asemaan, jossa olet vähintään avustaja (Contributor). Kollegan omistamia tiedostoja muokkaaja voi siirtää vain, jos järjestelmänvalvoja on sallinut sen Hallintakonsolin (Admin console) Drive-asetuksissa. Tiedostot, joiden omistaja on organisaation ulkopuolella tai jo lähtenyt, on otettava haltuun erikseen.
- Aloita pilottikansiolla. Siirrä yksi kansio yhdelle tiimille, odota muutama päivä ja kerää valitukset. Vasta sitten tartu loppuun. Kansioiden siirtäminen säilyttää rakenteen ja helpottaa tuloksen tarkistusta, mutta se vaatii jaetun Drive-aseman hallinnoijan (Manager) roolin ja järjestelmänvalvojan luvan; kansiossa olevat tiedostot, joiden omistaja on joku muu, voivat jäädä vanhaan paikkaan, joten tarkista siirron jälkeen, että kansio on tyhjä.
- Älä käytä ”Add shortcut” -toimintoa. Pikakuvake osoittaa alkuperäiseen, mutta ei muuta sen sijaintia eikä omistajaa. Vuoden päästä kukaan ei muista, missä alkuperäinen on, ja kun omistaja lähtee, pikakuvake johtaa tyhjään.
- Tarkista siirron jälkeen oikealla käyttäjällä, ei järjestelmänvalvojan tilillä. Järjestelmänvalvojan oikeudet Hallintakonsolissa eivät tarkoita automaattista pääsyä jokaiseen tiedostoon, eikä järjestelmänvalvojan näkymä näytä, mitä tavallinen työntekijä näkee. Vertaa kohdan 2 listaan.
Sudenkuopat, joihin lähes kaikki astuvat
- Tiedostot, joilla on ulkopuolisia muokkaajia. Jaetussa Drive-asemassa ulkopuolinen pääsy voi olla kielletty organisaation käytännöllä tai aseman omilla asetuksilla. Tiedostot siirtyvät, kumppani menettää pääsyn.
- Google Forms -vastaukset. Lomakkeet, jotka kirjoittavat tulokset Sheets-tiedostoon, kannattaa tarkistaa siirron jälkeen jokainen: lähetä testivastaus ja varmista, että se päätyy taulukkoon.
- Tiedostot, jotka eivät ole Google-muodossa. PDF-, ZIP- ja videotiedostot siirtyvät ongelmitta, muista vain, että ne vievät tilaa yhteisestä tallennustilasta; jos se alkaa loppua, katso tallennustila-artikkeli.
- Raja. Yhdessä jaetussa Drive-asemassa saa olla enintään 500 000 kohdetta, ja mukaan lasketaan myös kansiot, pikakuvakkeet ja roskakorissa olevat tiedostot. Se on tiukka raja, ei suuntaa antava tavoite. Suuren arkiston siirtäminen yhteen asemaan on huono idea, jaa se osastoittain tai projekteittain.
Jos määrä on suuri
Muutaman tuhannen tiedoston siirtoon riittää Driven verkkokäyttöliittymä. Kymmenet tuhannet vaativat jo Google Workspace Migrate -työkalun tai Drive API -skriptejä, ja silloin säilytä ehdottomasti virheraportti: mitkä tiedostot eivät siirtyneet ja miksi. Tässä virhe maksaa paljon, koska paluu takaisin ei ole yksinkertaista.
Tiedostorakenne ja käyttöoikeusmalli ovat osa Google Workspace -käyttöönottoa. Jos siirryt toiselta palvelimelta tai Microsoft 365:stä, katso migraatio ilman käyttökatkoa.
Tarkistettu Google Driven dokumentaatiota vastaan 10.9.2026.
Suunnitteletko siirtymistä jaettuihin Drive-asemiin? Järjestämme ensin omistajuudet ja käyttöoikeudet, testaamme yhden tiimin kanssa ja tarkistamme sovitut pääsyt siirron jälkeen. Varaa ilmainen 30 minuutin auditointi tai soita +371 22 30 50 90.
