Sisällys
Tämä on kysymys, jonka kuulemme lähes jokaisessa ensimmäisessä keskustelussa. Ja vastaus, joka yllättää useimmin: molemmat ovat riittävän hyviä. Yksikään yritys Baltian maissa ei ole mennyt konkurssiin siksi, että valitsi väärän toimistopaketin.
Siksi valinta on harvoin kysymys ominaisuuslistoista. Se on kysymys siitä, miten ihmisesi jo työskentelevät, mitä sovelluksia yrityksessä jo on, ja siitä, mitä siirtymä maksaa.
Lyhyt vastaus
- Valitse Google Workspace, jos tiimi työskentelee selaimessa, tekee paljon yhteistyötä samanaikaisesti samassa dokumentissa, käyttää Android- ja Chromebook-laitteita, eikä sinulla ole vanhoja makroja sisältäviä Excel-tiedostoja, joista kirjanpito riippuu.
- Valitse Microsoft 365, jos yrityksessä on jo Windows-toimialue, Active Directory, laajoja ja monimutkaisia Excel-malleja, toimialaohjelmistoja, jotka integroituvat Outlookiin, tai asiakkaita ja valvojia, joiden sopimukset tai hankinnat vaativat suoraan Microsoft-ympäristöä.
Jos tämän listan jälkeen asia ei vieläkään ole selvä, se tarkoittaa, että molemmat sopivat, ja päätös kannattaa tehdä hinnan ja sen perusteella, kumpaa ratkaisua itse mieluummin käytätte.
Missä ero on todellinen
Dokumenttien samanaikainen muokkaus
Google Docs ja Sheets rakennettiin verkkosovelluksina samanaikaista muokkausta varten ensimmäisestä päivästä. Microsoft on saavuttanut sen, mutta verkkoversio on edelleen yksinkertaistettu työpöydän Officeen verrattuna. Jos tiimi kirjoittaa yhdessä tarjouksia ja muistioita, Google on yleensä miellyttävämpi.
Excel
Tässä Microsoft voittaa ilman keskustelua. Google Sheets on erittäin vahva työkalu, mutta jos sinulla on monimutkaisia talousmalleja, Power Query, VBA-makroja tai pivot-taulukoita sadoilla tuhansilla riveillä, älä yritä siirtää niitä. Se on yleisin migraatiovirhe, jonka olemme nähneet.
Sähköposti ja roskaposti
Gmailin roskapostisuodatin on yksi markkinoiden vahvimmista, ja se on yksi yleisimmistä syistä, miksi yritykset ylipäätään siirtyvät Googleen. Sen sijaan Outlook-käyttäjät tuntevat olonsa usein epämukavaksi Gmailin verkkokäyttöliittymässä, ja se on todellinen ongelma, ei kuvitelma.
Identiteetti ja laitteet
Jos sinulla on jo Windows-toimialue ja tietokone jokaiselle työntekijälle, Microsoft-ekosysteemi kytkeytyy mukaan sujuvasti. Googlen puolella tämä ratkaistaan Chrome Enterprisella ja Google Credential Provider for Windowsilla (GCPW). Se toimii, mutta se on lisäkonfiguraatio, ei jotain, joka kytkeytyy päälle itsestään. Tärkeää on myös ymmärtää rajat: GCPW mahdollistaa kirjautumisen Windows-tietokoneeseen Google-tilillä ja perustason laitekäytäntöjen soveltamisen, mutta se ei korvaa Active Directoryn ryhmäkäytäntöjä, tulostuspalvelimia tai muuta Windows-toimialueen hallintaa. Jos se on sinulle kriittistä, suunnittele, kuka hoitaa sen siirtymän jälkeen. GCPW:n käyttöönotto on kuvattu GCPW-artikkelissa.
Hinta, jossa luvut hämäävät
Lisenssihinnat ovat molemmilla samankaltaiset. Todelliset kustannukset ovat muualla:
- Pakettitaso. Vertaa samantasoisia paketteja, ei toisen aloitustason hintaa toisen täyteen pakettiin. Laitehallinta, tietojen säilytys ja sähköpostin arkistointi (Google Vault, Microsoft Purview) sisältyvät molemmilla puolilla vain tietystä paketista alkaen, ja juuri se yleensä ratkaisee, kumpi on lopulta kalliimpi.
- Työpöytäsovellukset. Jos osa tiimistä tarvitsee välttämättä asennetun Wordin tai Excelin, Microsoftin puolella se tarkoittaa tiettyä pakettia, Googlen puolella erillistä Office-lisenssiä näille henkilöille. Laske nämä henkilöt ennen valintaa.
- Migraatiotyö. Sähköpostin, kalenterien ja tiedostojen siirto on kertaluonteinen mutta todellinen kulu.
- Koulutus ja menetetty tuottavuus. Ensimmäisinä viikkoina tiimi työskentelee hitaammin. Aina.
- Tallennustila. Molemmat rajoittavat nykyään yhteistä tallennustilaa. Jos sinulla on historiallinen tiedostoarkisto, tarkista se ennen valintaa, ei jälkeen; miten tallennustila toimii Googlen puolella, on kuvattu tallennustila-artikkelissa.
Laske kokonaiskustannukset vähintään 12-36 kuukaudelle, ei vain ensimmäisen vuoden lisenssiä. Selkeä lisenssivertailu on sivullamme Google Workspace -lisenssit ja hinnat.
Mitä tehdä, jos käytät jo Microsoft 365:tä
Älä vaihda vain siksi, että Google näyttää modernimmalta. Vaihda, jos on konkreettinen syy: roskaposti, yhteistyö, kustannukset tai se, ettei kukaan enää osaa ylläpitää nykyistä ympäristöä. Jos syy on, siirtymä on täysin toteutettavissa ilman käyttökatkoa; katso migraatio.
Rehellinen varoitus
Pahin vaihtoehto on molemmat yhtä aikaa ilman suunnitelmaa. Puoli tiimiä Outlookissa, puoli Gmailissa, tiedostot kahdessa paikassa, kaksi lisenssiä per henkilö, eikä kukaan tiedä, missä ajantasainen versio on. Tätä tapahtuu useammin kuin luulet, yleensä siksi, että migraatio aloitettiin eikä sitä koskaan saatettu loppuun.
Se ei ole sama asia kuin tietoinen jako. Jos talousosastolle jää Excel ja Microsoft-lisenssit, mutta kaikki muut työskentelevät Google Workspacessa, se voi olla täysin oikea päätös, sillä ehdolla, että on selkeästi määritelty, missä sähköposti asuu, missä tiedostot asuvat ja kuka maksaa mistäkin lisensseistä. Ero ei ole alustojen määrässä vaan siinä, onko jako päätetty vai onko se vain tapahtunut.
Olemme ottaneet käyttöön molempia alustoja ja sanomme myös silloin, jos sinun tapauksessasi oikea vastaus ei ole Google.
Valitsetko Google Workspacen ja Microsoft 365:n välillä vai elätkö molempien kanssa? Arvioimme, mitä tiimi oikeasti käyttää, ja annamme suosituksen kustannuksineen. Varaa ilmainen 30 minuutin auditointi tai soita +371 22 30 50 90.
