Sisällys
Tilauksen uusimisilmoitus saapuu, ja summa on taas kasvanut. Maksat jo Google Workspacesta, jokaisella työntekijällä on Drive, mutta tiedostot elävät edelleen ShareFilessa, Boxissa, Egnytessa tai Dropboxissa, koska ”siellä ne ovat aina olleet”. Niiden siirto Googlen jaettuihin Drive-asemiin on perusteltu päätös. Sen tekeminen vetämällä kansioita Drive for desktopissa ei ole, ja juuri niin alkaa suurin osa kauhutarinoista.
Tämä on prosessi, jota me käytämme. Se on sama kaikille neljälle alustalle; vain vientivaihe eroaa.
Miksi jaettu Drive-asema, ei jonkun ihmisen Oma Drive
Oma Drive -tiedostot kuuluvat ihmiselle. Kun tämä ihminen lähtee, tiedostot jäävät suljettuun tiliin, kunnes joku siirtää tai poistaa ne, ja se on manuaalinen vaihe, joka unohtuu. Jaettu Drive-asema kuuluu organisaatiolle: jäsenet tulevat ja menevät, tiedostot pysyvät, ja pääsy myönnetään pääasiassa aseman jäsenyyden kautta, säilyttäen mahdollisuuden poikkeuksiin yksittäisille tiedostoille ja kansioille. Jos siivoat samalla myös vanhaa Oma Drivea, lue ensin, miten tiedostot siirretään jaettuun Drive-asemaan rikkomatta linkkejä ja pääsyä. Kaikki alla oletetaan, että kohde on yksi tai useampi jaettu Drive-asema.
Rajat, jotka määräävät kansiorakenteesi
Jaetuilla Drive-asemilla on rajoja, joita ShareFilessa, Boxissa ja Egnytessa ei ole, ja rakenne on suunniteltava niiden mukaan, ennen kuin ensimmäinen tiedosto siirretään:
- 500 000 kohdetta yhdessä jaetussa Drive-asemassa, mukaan lukien tiedostot, kansiot, pikakuvakkeet ja roskakorin kohteet. Laki- tai insinööritoimiston kymmenen vuoden ShareFile-arkisto ylittää tämän helposti. Jaa osastojen, vuosien tai asiakkaiden mukaan.
- Kansioiden syvyys. Tekninen raja on 100 sisäkkäistä tasoa, mitä kukaan ei saavuta, mutta Windows-tiedostopalvelimilta tulevat polut, joissa on yli 200 merkkiä ja 15 tasoa, ovat merkki siitä, että rakenne pitää joka tapauksessa madaltaa.
- Latausmäärä käyttäjää kohti päivässä (nykyisin 750 GB) ja yhden tiedoston enimmäiskoko 5 TB. Siirtotyökalut jakavat kuorman useiden tilien välille ja noudattavat näitä rajoja puolestasi; ihminen Drive for desktopin kanssa törmää niihin toisena päivänä.
- Jäsenyys. Pääsy myönnetään jaetun Drive-aseman tasolla, ja yksittäisten kansioiden ja tiedostojen jakaminen on poikkeus. Jos Box-rakenteesi perustuu satoihin kansiotason oikeuksiin, suunnittele yksinkertaistus, mutta älä ratkaise sitä antamalla koko osastolle pääsyä kaikkeen.
Viisivaiheinen prosessi
1. Inventointi
Vie lähteestä täydellinen tiedostoluettelo: polku, koko, omistaja, viimeiset muutokset, jaot, mukaan lukien ulkoiset yhteistyökumppanit. Jokainen alusta tarjoaa raportin tai järjestelmänvalvojan API:n. Lajittele viimeisen muutospäivän mukaan: tekemissämme siirroissa suurinta osaa aineistosta ei ole muutettu vuosiin (muutettu ei ole sama kuin luettu, joten vahvista vastaavalta tiimiltä ennen arkistointia). Päätä jo nyt, mikä päätyy arkistoasemaan pienellä jäsenmäärällä ja mikä työasemiin, ja kirjaa pääsymatriisi, jonka odotat näkevän jälkeenpäin.
2. Kohteen suunnittelu
Kartoita lähteen ylimmän tason kansiot jaettuihin Drive-asemiin. Nimeä asemat sen mukaan, miten ihmiset työskentelevät (”Talous”, ”Projektit 2026”, ”Asiakas X”), ei sen mukaan, miten vanha järjestelmä oli organisoitu. Luo asemat, lisää ylläpitäjät ja sovi pääsymallista: kuka on Manager, Content manager, Contributor, Viewer.
3. Pilotti yhdellä osastolla
Siirrä ensin yhden tiimin tiedot, mieluiten edustavan tiimin, jolla on koordinaattori, jolla on aikaa. Tarkista kohteiden määrä inventointia vastaan, vertaa pääsymatriisia ennen ja jälkeen (mukaan lukien yksi ulkoinen yhteistyökumppani ja yksi tavallinen työntekijä, ei vain järjestelmänvalvoja), avaa pahimmat tiedostot (suuret CAD-piirustukset, laskentataulukot ulkoisilla linkeillä, tiedostot, joiden nimissä on epätavallisia merkkejä). Korjaa prosessi, skaalaa sitten.
4. Massasiirto
Käytä työkalua, ei ihmistä. Valinta riippuu lähteestä:
- Box ja tiedostopalvelimet: Googlen oma Workspace Migrate tukee näitä lähteitä ja kartoittaa kansiorakenteen ja oikeudet. Se tarvitsee Windows-palvelimen, jolla toimia, ja todellista asennustyötä, ja se sisältyy vain tiettyihin versioihin (mukaan lukien Business Standard ja Plus), joten tarkista ensin oma versiosi.
- Dropbox: Googlen Data import tool (Hallintakonsolissa (Admin console)) sisältää Dropbox-liittimen. Se siirtää tiedostot ja tietyn joukon oikeuksia; se ei siirrä tiedostojen aiempia versioita eikä Dropbox Paper -dokumentteja. Lue sen rajoitussivu, ennen kuin lupaat mitään.
- Citrix ShareFile ja Egnyte: joko vie ensin tiedostopalvelimelle ja siirrä sieltä Workspace Migratella, tai käytä cloud-to-cloud-siirtopalvelua. Luotettavia on useita; ne veloittavat gigatavulta tai käyttäjältä ja säästävät sinulta välivaiheen palvelimen.
- Pienet määrät: muutamalle käyttäjälle ja kymmenille gigatavuille hyvin organisoitu manuaalinen siirto Drive for desktopilla on hyväksyttävä, erissä, tarkistuslistan kanssa ja laskemalla lopussa. Raja ei ole luku; se on se, pystyykö yksi ihminen vielä tarkistamaan jokaisen kansion käsin.
5. Siirtymä ja vain luku -tila
Ilmoita päivämäärä. Tänä päivänä lähde muuttuu vain luku -tilaan, viimeinen delta-siirto poimii massasiirron jälkeen muutetut tiedostot, ja jaetut Drive-asemat tulevat ainoaksi paikaksi, johon tallennetaan. Pidä lähde vain luku -tilassa, kunnes hyväksymiskriteerit täyttyvät (määrät täsmäävät, pistokokeet läpäisty, tiimit vahvistaneet, säilytysvelvoitteet katettu), yleensä 30-90 päivää, peru sitten siirtotyökalun käyttöoikeustunnukset ja sulje tilaus.
Mikä hajoaa ja miten se estetään
- Linkit dokumenteissa ja sähköposteissa. Linkit ShareFile- tai Box-tiedostoihin eivät muutu Drive-linkeiksi; ne toimivat vain niin kauan kuin lähde on elossa, ja sitten lakkaavat. Lievennys: siirrä rauhallisena ajanjaksona ja pidä vain luku -lähde saatavilla, kun ihmiset päivittävät kirjanmerkkejä ja malleja.
- Oikeudet, jotka eivät kartoitu. Boxin yhteistyökumppanimallilla yksittäisille kansioille ja Egnyten hienojakoisille oikeuksille ei ole tarkkaa vastinetta. Varaudu siihen, että myönnät pääsyn jaettu Drive-asema kerrallaan, säilytät pienen määrän kansiotason poikkeuksia ja luot lisäasemia sinne, missä kansio todella tarvitsee eri yleisön. Vertaa pääsymatriisia ennen ja jälkeen; älä oleta, että työkalu teki kaiken oikein.
- Ulkoiset yhteistyökumppanit. Jaetuissa Drive-asemissa voi olla ulkoisia jäseniä vain, jos Hallintakonsoli sen sallii (Apps, Google Workspace, Drive and Docs, Sharing settings). Päätä politiikka ennen siirtoa, muuten työkalu epäonnistuu näiden käyttäjien kohdalla hiljaa.
- Tiedostonimet. Drive itse hyväksyy lähes mitä tahansa, mutta Drive for desktop Windowsissa perii Windowsin säännöt: pisteeseen tai välilyöntiin päättyvät nimet, varatut nimet ja hyvin pitkät polut aiheuttavat myöhemmin synkronointivirheitä. Siivoa ne lähteessä.
- Office-tiedostot. Säilytä ne .docx- ja .xlsx-muodossa. Älä muunna siirron aikana Google-muotoihin; muunna vain tiedostot, joita ihmiset todella muokkaavat yhdessä, myöhemmin ja harkitusti. Makrot ja laskentataulukoiden ulkoiset linkit eivät selviä muunnoksesta.
- Versiohistoria. Tarkista valitun työkalun ominaisuustaulukko: useat siirtävät vain nykyisen version. Jos oikeudellinen säilytys tai auditointi vaatii täyden historian, vie se erikseen ennen lähteen sulkemista.
- Aikaleimat. Jotkut työkalut asettavat ”muokattu”-ajaksi siirtopäivän. Tarkista pilotissa; Workspace Migrate ja parhaat kaupalliset työkalut säilyttävät alkuperäiset päivämäärät.
Kuinka kauan se kestää ja mitä se maksaa
Esimerkki omista projekteistamme, ei tarjous: 20-100 hengen yritys, jolla on 0,5-3 TB dataa, tarvitsee yleensä kahdesta neljään viikkoa inventoinnista siirtymään, ja itse massasiirto tapahtuu muutaman yön aikana. Kustannukset ovat pääosin tunteja: inventointi ja suunnittelu, pilotti, viestintä ja kaksi viikkoa ”minne kansioni katosi” -kysymyksiä jälkeenpäin. Cloud-to-cloud-palvelut lisäävät maksun teratavulta. Aseta se peruttavan tilauksen vuosikustannusta vastaan, ja sinulla on liiketoimintaperustelu.
Ja rehellinen osa: jos työnkulkusi perustuvat toimintoihin, jotka lähdealusta tekee hyvin ja Drive ei, kuten ShareFilen asiakasportaalit sähköisellä allekirjoituksella tai Egnyten hybridi paikallinen välimuisti, käy nämä työnkulut läpi ennen siirtoa. Olemme suositelleet yrityksille pienen ShareFile-tilin säilyttämistä asiakkaiden latauksia varten ja kaiken muun siirtämistä. Se on legitiimi vastaus.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko ShareFilesta siirtää suoraan Google Driveen?
Google ei tarjoa suoraa liitintä ShareFilelle. Joko vie tiedostopalvelimelle ja käytä Google Workspace Migratea, tai käytä kolmannen osapuolen cloud-to-cloud-siirtopalvelua, joka tukee molempia päitä.
Siirtyvätkö Box- tai Dropbox-jako-oikeuteni?
Osittain. Sisäisten käyttäjien oikeudet kartoittuvat jaetun Drive-aseman rooleihin; kansiotason poikkeukset ja ulkoiset yhteistyökumppanit on luotava uudelleen tai myönnettävä aseman tasolla. Suunnittele yksinkertaisempi malli kuin sinulla on tänään.
Pitääkö Word- ja Excel-tiedostot muuntaa Google Docs- ja Sheets-muotoon?
Ei. Drive säilyttää ja esikatselee Office-tiedostot alkuperäisessä muodossaan, ja Google Docs voi muokata niitä paikan päällä. Muunna valikoiden, siirron jälkeen, tiedostot, joita tiimit todella muokkaavat yhdessä.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
- Miten tiedostot siirretään jaettuun Drive-asemaan rikkomatta linkkejä ja pääsyä
- Siirtyminen Microsoft 365:stä Google Workspaceen: mitä todella odottaa
- Google Workspace -siirtopalvelu
Suunnitteletko siirtymää jaettuihin Drive-asemiin? Kartoitamme ensin omistajuudet ja oikeudet, teemme pilotin yhdellä tiimillä ja tarkistamme siirron jälkeen sovitun pääsyn. Varaa maksuton 30 minuutin auditointi tai soita +371 22 30 50 90.
