Sisällys
Työntekijä lähtee perjantaina. Maanantaina joku poistaa hänen tilinsä, ”järjestys ennen kaikkea”. Tiistaina selviää, että hän omisti asiakastarjousten kansion, viikoittaisen kokouksen suurimman asiakkaan kanssa, info@-ryhmän asetukset ja skriptin, joka lähetti joka aamu raportin. Osa siitä ei ole enää palautettavissa.
Tämä on yksi yleisimmistä näkemistämme virheistä ja yksi kalleimmista. Oikea järjestys on tämä:
Miksi juuri tämä järjestys
- Ensin päätös, sitten toiminta. Joku, jolla on siihen oikeus, määrittää hetken, jolloin pääsy päättyy, kuka ottaa postin ja tiedostot haltuun ja kuinka kauan niitä säilytetään. Ilman tätä yhtä lausetta muu lista hajoaa: tili poistetaan liian aikaisin tai se roikkuu vuosia.
- Pääsy sovittuna hetkenä, ja kokonaan. Useimmat tietovuodot eivät johdu murroista vaan unohdetuista pääsyistä. Salasanan vaihto, uloskirjaus kaikista istunnoista, sovellussalasanojen, OAuth-pääsyjen ja varakoodien peruminen: kaikki tämä 15 minuutissa Hallintakonsolissa (Admin console). Kaksivaiheisen vahvistuksen (2SV) nollaus ei yksinään estä pääsyä, se vain poistaa toisen tekijän. Jos haluat yhden toiminnon, joka estää kirjautumisen ja säilyttää tiedot, jäädytä tili, mutta muista, että jäädytetty tili kuluttaa edelleen lisenssin.
- Tiedostot ja prosessit ennen poistoa. ”My Drive” -tiedostot kuuluvat henkilölle. Tiliä poistettaessa Google tarjoutuu siirtämään ne, mutta vain kaikki yhdessä yhdelle vastaanottajalle, ei kansioittain. Siirrä ne harkitusti, kun tili on vielä olemassa, ja tarkista, että vastaanottaja todella saa ne auki. Sama koskee Apps Script -skriptejä: asennettavat triggerit on sidottu käyttäjään, ja poiston jälkeen ne yksinkertaisesti lakkaavat toimimasta, eikä tiedoston uusi omistaja edes näe niitä.
- Sähköposti määräajalla, ei ikuisesti. Edelleenlähetys tai delegointi seuraajalle on työtarve, ja sillä on oltava kirjattu peruste ja päättymispäivä, joka määritetään jo vaiheessa 1 (usein yksi vuosineljännes riittää). Sen jälkeen osoitteen voi muuttaa ryhmäksi, jos asiakkaat kirjoittavat siihen edelleen.
Poistaa, jäädyttää vai arkistoida?
| Vaihtoehto | Hinta | Milloin valita |
|---|---|---|
| Poista tili | Lisenssi vapautuu. Joustavassa sopimuksessa maksu päättyy seuraavasta kuukaudesta, vuosisopimuksessa maksettujen lisenssien määrä pysyy sopimuksen loppuun | Kun tiedot on siirretty, tiliä eivät koske Vault-pidätykset eikä historiaa tarvitse säilyttää. Poiston voi perua 20 päivän kuluessa, mutta se ei ole syy poistaa ennen tarkistusta |
| Jäädytä (suspend) | Lisenssin täysi hinta | Vain lyhytaikaisesti: riitatilanteessa, siirtymäaikana, kun vaiheet 3-6 ovat käynnissä |
| Archived User -lisenssi | Osa täydestä lisenssistä | Kun sähköpostit ja tiedostot on säilytettävä oikeudellisista tai historiallisista syistä. Arkistoitu tili ei ole aktiivinen postilaatikko: siihen ei voi kirjautua eikä se vastaanota uusia viestejä |
Suurimmat lisenssiauditoinneissa löytämämme rahat ovat juuri tässä: lähteneiden työntekijöiden tilit, jotka ovat vuosia ”jäädytettyinä” täyteen hintaan. Archived User maksaa huomattavasti vähemmän, ja jos tiedot on siirretty eikä säilytysvelvoitetta ole, lisenssiä ei tarvita lainkaan. Yksi yksityiskohta: jos lisenssit on ostettu vuosisopimuksella, vapautunut lisenssi käy sopimuksen loppuun asti seuraavalle työntekijälle, mutta laskua se ei pienennä heti.
Jos lähtijä oli järjestelmänvalvoja
Oma tarinansa omilla sudenkuopillaan, pääkäyttäjän (super admin) oikeuksien haltuunotosta palautussähköpostin ja -puhelimen vaihtoon. Siitä olemme kirjoittaneet erikseen: miten palautat pääkäyttäjän pääsyn.
Vielä yksi syy, miksi tiedostojen pitää asua jaetuilla Drive-asemilla eikä henkilökohtaisissa: silloin suurinta osaa vaiheesta 5 ei tarvita lainkaan.
Jos laitteet olisi rekisteröity laitehallintaan, vaihe 3 olisi yksi toiminto Hallintakonsolissa, ei puheluita lähtijälle pyynnöllä tuoda tietokone takaisin.
Yksinkertaisin ratkaisu
Asiakkaille, joilla on hallinnoidut IT-palvelut, tämä lista on vakiomenettely: yksi sähköposti lähtöpäivästä, ja vaiheet tapahtuvat sovitussa järjestyksessä.
Haluatko, ettei työntekijän lähdössä katoa mitään? Sovitamme pääsyt, yrityksen tietojen siirron ja lisenssipäätökset yhden hyväksytyn tarkistuslistan mukaan. Varaa maksuton 30 minuutin auditointi tai soita +371 22 30 50 90.
