Sisällys
”Google nosti taas hintaa.” Tämä on yksi yleisimmistä valituksista koko Workspace-yhteisössä, ja sitä seuraa yleensä kysymys: kannattaako ylipäätään jäädä?
Ehkä ei. Mutta ennen kuin painat ”peruuta”, on kolme asiaa, jotka ihmiset saavat tietää liian myöhään. Ja yksi, joka kannattaa muistaa koko ajan: palvelun peruminen ei korvaa migraatiota.
1. Vuosisitoumus ei pääty perumiseen
Jos käytät vuosisitoumussopimusta (Annual tai Fixed-Term), peruminen ennen määräaikaa ei tarkoita, että lakkaat maksamasta. Se ei ole sakko, vaan sopimuksen jäljellä olevien velvoitteiden summa: sitouduit vuodeksi, ja jäljellä olevat kuukaudet laskutetaan määräajan loppuun. Olemme nähneet yrityksiä, jotka saivat lähes tuhannen euron laskun ja luulivat sitä virheeksi. Se ei ollut.
Jos käytät Flexible-sopimusta, maksat kuukausittain ja voit lähteä milloin tahansa. Tarkista, mikä sopimus sinulla on, ennen kuin suunnittelet mitään muuta: Hallintakonsoli (Admin console), Billing, Subscriptions. Siellä näkyy myös uusiutumispäivä. Vuosisopimuksessa lisenssien määrää voi vähentää vain uusiutumishetkellä, joten jos tiedät jo lähteväsi, kytke automaattinen uusiutuminen pois tai vaihda sopimus Flexible-malliin ennen tätä päivää, ei sen jälkeen.
Jos ostat lisenssit Google-kumppanin (jälleenmyyjän) kautta, sopimuksesi on jälleenmyyjän kanssa, ei Googlen, ja määräajat ovat ne, jotka siinä sopimuksessa on kirjoitettu. Kysy suoraan: ”mihin päivään asti maksan, jos perun tänään?”
2. Tiedot katoavat. Nopeammin kuin luulet.
Tilauksen peruminen, käyttäjän poistaminen ja koko organisaation tilin poistaminen ovat kolme eri toimenpidettä, ja jokainen niistä johtaa tietojen poistamiseen. Älä luota mihinkään kirjoittamattomaan ”palautusjaksoon” tai ”kiitos, että palasit” -painikkeeseen. Oleta, että kaikki, mitä et ole vienyt ulos ja tarkistanut ennen perumista, on menetetty.
Siksi ennen perumista vie kaikki ulos ja tarkista vienti. Yhdelle käyttäjälle riittää Google Takeout; koko organisaatiolle Hallintakonsolissa on Data Export -työkalu, joka vie postin, Driven (myös jaetut Drive-asemat), kalenterit ja yhteystiedot yhdellä kertaa. Suurilla määrillä se vie päiviä, ja valmis arkisto on ladattavissa vain rajoitetun ajan, joten aloita siitä, älä lopeta siihen.
Tarkistus on pakollinen: avaa muutama viety postilaatikko ja tiedosto, älä katso pelkkää arkiston kokoa. Tyhjä tai osittainen vienti paljastuu yleensä, kun on jo liian myöhäistä.
Vielä yksi asia, joka usein unohtuu: työntekijät kirjautuvat Google-tilillä myös muihin työkaluihin (”Sign in with Google”, SSO kirjanpito-, CRM- tai projektinhallintajärjestelmään). Kun tilit katoavat, katoaa myös tämä pääsy. Laadi luettelo näistä sovelluksista ja määritä jokaiselle toinen kirjautumistapa ennen perumista. Jos haluat säilyttää itse tilit vain kirjautumista varten, harkitse Cloud Identityä, mutta myös se on tietoinen päätös, ei sivuvaikutus.
3. Verkkotunnus ja sähköposti
Jos ostit verkkotunnuksen aikanaan Googlen kautta, se on nyt toisella rekisteröijällä. Varmista, että sinulla on toimivat tunnukset rekisteröijän ja DNS-hallinnan tiliin, ei pelkkää entisen järjestelmänvalvojan nimeä. Ja muista: sillä hetkellä, kun Workspace päättyy, sähköposti verkkotunnukseesi lakkaa toimimasta, jos MX-tietueet osoittavat edelleen Googleen.
Siksi järjestys on tämä: uusi sähköpostipalvelu määritetty, MX-tietueet vaihdettu, testiviesti lähetetty ja vastaanotettu ulkopuoliselta osoitteelta, ja vasta sitten Workspace perutaan. Ei toisinpäin.
Mutta ehkä ongelma ei ole Google
Ennen kuin muutat, tarkista, maksatko siitä, mitä käytät:
- Entiset työntekijät. Lähes jokaisessa auditoimassamme ympäristössä on aktiivisia lisenssejä ihmisille, jotka lähtivät vuosi sitten. Tilin voi arkistoida tai tiedot voi siirtää ja tilin poistaa, ja molemmat vaihtoehdot ovat halvempia kuin täysi lisenssi.
- Väärä sopimus. Monet maksavat Business Standardista, vaikka käyttävät vain postia ja Drivea. Business Starter on huomattavasti halvempi, mutta tarkista kiintiöt ennen vaihtoa: Starter antaa 30 GB tallennustilaa käyttäjää kohden, ei 2 TB yhteiseen pooliin, eikä siinä ole Meet-tallenteita. Jos se riittää sinulle, vaihto on puhdasta säästöä. Sopimusten vertailu on sivulla Lisenssit ja hinnat.
- Lisämaksu tallennustilasta. Usein riittää vanhojen videoiden ja varmuuskopioiden siivoaminen lisätilan ostamisen sijaan; käytännön järjestys on tallennustilaa käsittelevässä artikkelissa.
Nämä kolme askelta yksinään pienentävät laskua yleensä tuntuvasti, ja se on vähemmän tuskallista kuin migraatio.
Jos todella lähdet
Looginen päätepiste on useimmissa tapauksissa Microsoft 365. Rehellinen vertailu on artikkelissamme Google Workspace vai Microsoft 365, ja kyllä, siellä on myös syyt, joiden vuoksi Microsoft voi olla oikea valinta.
Tie Google Oneen ”halvempana vaihtoehtona” ei yleensä ole ratkaisu yritykselle: se on kuluttajatuote, siinä ei ole Hallintakonsolia eikä sähköpostia omassa verkkotunnuksessasi. Google Onella on tuki, mutta se on kuluttajatukea, ei verkkotunnuksen hallintaa.
Kannattaako jutella?
Olemme Google-kumppani, ja silti ensimmäinen asia, jonka yleensä sanomme, on ”tarkistetaan, mistä maksat”. Jos sen jälkeen luopuminen on edelleen oikea valinta, sanomme sen.
Maksatko väärästä sopimuksesta tai tileistä, joita kukaan ei käytä? Vertaamme käyttäjiä, tallennustilaa ja sopimuskausia ja suosittelemme muutokset ajoituksineen. Varaa maksuton 30 minuutin auditointi tai soita +371 22 30 50 90.
