Sisällys
Työntekijän lähdöstä olemme kirjoittaneet erillisen tarkistuslistan. Tämä on tarina toisesta päästä: miten uusi henkilö lisätään niin, että ensimmäisenä päivänä kaikki toimii eikä vuoden päästä tarvitse selvittää, mihin kaikkeen hänellä oikeastaan on pääsy. Pohjana käytämme Googlen virallista käyttäjien lisäämisen opasta, täydennettynä sillä, mikä käytännössä useimmiten unohtuu.
Ennen ensimmäistä työpäivää
- Kuka hyväksyy käyttöoikeudet. Lähin esihenkilö hyväksyy, mitkä ryhmät ja Drive-asemat uudelle henkilölle kuuluvat. Parasta on, jos jokaiselle tehtävälle on valmis luettelo (roolimatriisi).
- Lisenssi. Tarkista ensin kohdasta Billing > Subscriptions, onko vapaita, käyttämättömiä lisenssejä. Vuosisopimuksessa (Annual) tiliä ei voi luoda ilman vapaata lisenssiä, vaan lisälisenssi on ostettava ensin. Joustavassa sopimuksessa (Flex) tili vain kasvattaa seuraavaa laskua. Tilin luominen ja lisenssin myöntäminen ovat kaksi erillistä toimenpidettä: jos automaattinen myöntäminen on pois päältä, lisenssi on myönnettävä käsin.
- Tili. Hallintakonsolissa (Admin console) Directory > Users > Add new user. Käytä nimessä ja sähköpostissa yhtenäistä kaavaa, esimerkiksi etunimi.sukunimi@. Jos asetukset eroavat osastoittain, sijoita tili heti oikeaan organisaatioyksikköön (OU).
- Ryhmät, ei yksittäisiä käyttöoikeuksia. Lisää uusi tili tiimin ryhmiin. Ryhmän jäsenyys antaa pääsyn niihin Drive-asemiin, kalentereihin ja resursseihin, jotka ryhmälle on jo myönnetty, joten rakenna ryhmät etukäteen. Jos pääsy myönnetään tiedosto kerrallaan, vuoden päästä kukaan ei enää tiedä, kenellä on pääsy mihinkin.
- Sähköpostialias, jos tarpeen. Yhdelle myyjälle sales@ lisäosoitteena maksutta. Jos osoitetta hoitaa useampi henkilö, alias ei riitä: silloin tarvitaan Google-ryhmä jaetulla postilaatikolla (Collaborative Inbox) tai delegoitu postilaatikko.
Ensimmäisenä päivänä
- Salasana ja kaksivaiheinen vahvistus. Anna alkusalasana suullisesti tai muussa kanavassa kuin työntekijän henkilökohtaisessa sähköpostissa, ja valitse ”Ask for a password change at the next sign-in”. Kaksivaiheisen vahvistuksen (2SV) rekisteröinti tehdään heti, ei ”joskus”. Miten se otetaan käyttöön ilman kompastuksia, kerrotaan tässä.
- Palautustiedot. Henkilökohtainen puhelin tai sähköposti tilin palautukseen on hyväksyttävä, koska järjestelmänvalvoja voi milloin tahansa nollata salasanan ja toisen tekijän. Tärkeää on, että kaikilla on sama käytäntö eivätkä palautustiedot ole ainoa reitti tiliin.
- Laitteet. Puhelin ja tietokone rekisteröidään laitehallintaan; Windows-tietokoneelle suosittelemme GCPW:tä. Tarkista ennen luovutusta salaus, näytön lukitus ja päivitykset.
- Sähköpostin allekirjoitus. Yhtenäinen yrityksen allekirjoitus, ei jokaiselle omaa.
- Ensimmäinen käytännön testi. Avatkaa yhdessä tiimin jaettu Drive-asema, kalenteri ja yksi Meet-kokous. Viisi minuuttia nyt säästää viikon ”minulla ei aukea tässä mikään”.
Ensimmäisellä viikolla
- Lyhyt perehdytys. Jaettujen Drive-asemien logiikka (tiedostot kuuluvat yritykselle, ei henkilölle), kalenterikulttuuri, Meet.
- Tarkistus. Näkeekö työntekijä todella kaiken, mitä työhön tarvitaan? Vertaa esihenkilön hyväksymään luetteloon. Parempi kysyä viikon lopussa kuin odottaa, että hän itse huomaa jonkin puuttuvan.
Yleisimmät virheet
- Uudelle työntekijälle aletaan lähettää tiedostoja henkilökohtaiseen Gmailiin, ”kun tili on vielä tekemättä”. Näitä tiedostoja yrityksen on myöhemmin vaikea hallita ja ottaa haltuunsa.
- Kaikille järjestelmänvalvojan oikeudet, ”jotta olisi helpompaa”. Täydet pääkäyttäjän (super admin) oikeudet tarvitaan vähintään kahdelle erilliselle, henkilökohtaisesti vastuulliselle tilille (jotta toinen voi palauttaa toisen), muille riittävät suppeammat roolit.
- Pääsy myönnetään tiedosto kerrallaan ryhmien sijaan, ja oikeuksien poistamisesta tulee vuoden päästä salapoliisityötä.
Asiakkaille, joilla on hallinnoidut IT-palvelut, tämän listan hoidamme me; jos ympäristö on vasta rakentumassa, aloita Google Workspace -käyttöönotosta.
Haluatko, että uudella työntekijällä on oikeat käyttöoikeudet ensimmäisenä päivänä? Hoidamme lisäämisen ja poistamisen yhtenä sovittuna prosessina, josta jää kirjaus. Varaa maksuton 30 minuutin auditointi tai soita +371 22 30 50 90.
Google Workspace -tietopankki
