Sisällys
Eräänä aamuna työntekijät eivät pääse kirjautumaan. Hallintakonsolissa (Admin console) näkyy teksti suspended. Posti ei tule perille, Drive-tiedostot eivät ole saatavilla, ja Googlen tuen vastaus on yleinen mallipohja. Tämä on yksi Google Workspace -yhteisön useimmin kysytyistä kysymyksistä ja samalla yksi niistä, joihin harvimmin saa konkreettisen vastauksen.
Selvitä ensin, mikä tarkalleen on jäädytetty
Sanaa ”jäädytetty” käytetään kolmessa eri tilanteessa, ja toiminta on jokaisessa erilainen:
- Yksittäinen käyttäjätili, jonka on jäädyttänyt oma järjestelmänvalvojasi tai Googlen automaattinen suojaus. Yleensä ratkaistavissa muutamassa minuutissa Hallintakonsolissa.
- Koko organisaation tilaus, jonka on jäädyttänyt Google. Yleisin syy on maksamaton lasku tai epäonnistunut korttimaksu, harvemmin käyttöehtojen rikkominen tai epäily roskapostista.
- Tilaus Google-kumppanilla (jälleenmyyjällä). Teknisesti se on sama tilauksen jäädytys, mutta laskutuskanava on kolmas osapuoli, joka ei ole maksanut Googlelle tai ei enää vastaa, ja siksi myös ratkaisu on toinen.
Ennen kuin kirjoitat millekään tuelle, kerää neljä asiaa: käyttäjien näkemä tarkka virheteksti, tilauksen tila Hallintakonsolin kohdassa Billing → Subscriptions, vastaus kysymykseen, kuka sinua laskuttaa (Google suoraan vai jälleenmyyjä), ja yhteysosoite jäädytetyn verkkotunnuksen ulkopuolelta, koska Googlen tuki ei voi vastata jäädytetyn verkkotunnuksen postilaatikkoon. Näiden erojen huomiotta jättäminen on pääsyy siihen, että ihmiset kirjoittavat viikkokausia väärälle tukikanavalle.
Jos jäädytetty on yksi käyttäjä
Hallintakonsoli → Directory → Users. Etsi käyttäjä, avaa tili ja valitse Reactivate. Jos käyttäjän on jäädyttänyt Google, tilin sivulla on yleensä ilmoitettu syy: useimmiten lähetysrajan ylitys tai tili on merkitty murretuksi. Vaihda tällöin ensin salasana, lopeta aktiiviset istunnot (Sign out), tarkista postin edelleenlähetys- ja suodatinasetukset ja aktivoi tili uudelleen vasta sitten. Jos aktivoit sen poistamatta syytä, Google jäädyttää sen uudelleen.
Jos jäädytetty on koko organisaation tilaus
Syy selvitetään Googlen ilmoituksesta, ei arvaamalla. Google lähettää varoituksen pääkäyttäjän (super admin) ja laskutuksen yhteysosoitteeseen ja näyttää tilan Hallintakonsolissa, johon pääkäyttäjä voi kirjautua myös jäädytyksen aikana. Aloita kohdasta Billing: myöhästynyt maksu, vanhentunut kortti tai pankin hylkäämä maksu on laskutussyy, ja sen voi korjata itse. Maksun jälkeen pääsy palautuu yleensä muutamassa tunnissa, mutta tarkkaa aikaa Google ei lupaa.
Jos laskutus on kunnossa, etsi syy ilmoituksesta: se voi olla käyttöehtojen rikkominen, roskapostiepäily tai verkkotunnusongelma. Tällöin palautusta pyydetään lomakkeella, johon ilmoitus tai Hallintakonsolin tilasivu ohjaa, eikä tulosta taata. Tässä on tärkeää tietää: Google ei poista tietoja heti. Jäädytetty tilaus ei ole vielä peruttu tilaus, ja tiedot säilyvät, kunnes Google on perunut sen. Kuinka kauan se kestää, riippuu jäädytyksen syystä, joten toimi päivissä, ei viikoissa. Paniikki ja uuden verkkotunnuksen rekisteröinti tässä vaiheessa yleensä vain mutkistavat tilannetta.
Jos tilaus on jälleenmyyjällä, joka ei vastaa
Tämä on ikävin tilanne. Jos jälleenmyyjä, jolta ostit lisenssit, ei maksa Googlelle tai yksinkertaisesti katoaa, olet riippuvainen hänestä. Sinun ei tarvitse jäädä tällaiselle jälleenmyyjälle.
Näin se toimii: siirron aloittaa asiakas itse omassa Hallintakonsolissaan. Googlen nykyisen ohjeen mukaan se on Account → Reseller management, tilauksen kohdalla valitaan Transfer ja annetaan uuden jälleenmyyjän julkinen tunniste (Public Identifier); vanhemmissa kuvauksissa tätä samaa vaihetta kutsutaan nimellä transfer token. Tätä varten tarvitset pääkäyttäjän pääsyn omaan verkkotunnukseesi, et nykyisen jälleenmyyjän lupaa. Jos jälleenmyyjä kieltäytyy yhteistyöstä, se on merkki siirtää tilaus välittömästi. Siirto itsessään ei poista tietoja eikä keskeytä palvelua, mutta kolme asiaa on tarkistettava erikseen: vuosisitoumussopimuksen jäljellä olevat velvoitteet, vanhalle jälleenmyyjälle ennakkoon maksetut jaksot, jotka eivät siirry automaattisesti mukana, ja uusi hinta, koska Google julkaisee omat hintansa, mutta jälleenmyyjän hintaa Googlen ehdot eivät takaa. Siirto ei myöskään poista itse jäädytystä: jos syynä oli jälleenmyyjän maksamaton lasku, uusi jälleenmyyjä hoitaa laskutuksen kuntoon Googlen kanssa haltuunoton jälkeen, mutta käyttöehtojen rikkomisen tapauksessa palautusta on silti pyydettävä Googlelta.
Erota kaksi eri asiaa: lisenssien hallinnan siirto (kuka laskuttaa) ja valtuutus päästä Hallintakonsoliisi (kuka saa muuttaa asetuksia). Ensimmäinen tapahtuu edellä kuvatulla menettelyllä, toisen myönnät erikseen järjestelmänvalvojaroolilla tai kumppanin pääsyn hyväksynnällä, ja voit perua sen milloin tahansa.
FreeIT on ollut Google Cloud -kumppani vuodesta 2012, ensimmäisenä Baltiassa, ja otamme säännöllisesti haltuun tilauksia jälleenmyyjiltä, jotka ovat lakanneet vastaamasta. Tarkistamme, kuka on laskutuksen omistaja, käymme siirron läpi yhdessä pääkäyttäjäsi kanssa, olemme yhteydessä Googleen puolestasi ja kerromme hinnan, velvoitteiden ja ennakkomaksujen vaikutukset kirjallisesti ennen siirtoa, emme sen jälkeen.
Miten vältät toistumisen
- Vähintään kaksi pääkäyttäjätiliä, joista toista ei käytetä arjessa.
- Laskutusilmoitukset lähetetään yhteysosoitteeseen, jota joku todella lukee, ei lähteneen työntekijän postilaatikkoon, ja vähintään yksi yhteysosoite on Workspace-verkkotunnuksesi ulkopuolella.
- Palautuspuhelin ja -sähköposti ovat ajan tasalla ja kuuluvat yritykselle, eivät yksityishenkilölle.
- Pääkäyttäjien varakoodit on tulostettu ja niitä säilytetään Googlen ulkopuolella.
- Tiedät, kuka sinua laskuttaa, ja jälleenmyyjäsopimus on useamman kuin yhden henkilön saatavilla.
Suurin osa käytännössä näkemistämme ”peruuttamattomista” tilanteista alkaa siitä, että ainoa järjestelmänvalvoja on lähtenyt yrityksestä eikä kukaan tiedä hänen salasanaansa.
Aiheeseen liittyen: jos harkitset tilauksen siirtoa toiselle jälleenmyyjälle, lue, miten Google Workspace -lisensointi ja paikallinen laskutus toimivat. Jos sinulla ei ole omaa järjestelmänvalvojaa, sen voi ottaa hoitaakseen hallinnoitujen IT-palvelujemme tiimi. Googlen menettely: Transfer subscriptions between Google and resellers.
Aiheeseen liittyvät artikkelit: Miten todella saat Google Workspace -tukea · Miten palautat pääkäyttäjän pääsyn
Tili jäädytetty, pääsy menetetty tai kumppani ei vastaa? Selvitämme laskutuksen omistajan ja oikean palautusreitin ja hoidamme tukipyynnön Googlen kanssa puolestasi. Varaa maksuton 30 minuutin auditointi tai soita +371 22 30 50 90.
