Sisällys
”Soita, sovitaan aika.” Sitten seuraa neljä sähköpostia ja kaksi siirrettyä palaveria. Google Workspace ratkaisee tämän ongelman ilman lisämaksua ajanvaraussivuilla (appointment schedules), jotka sisältyvät Google Kalenteriin. Yhden ajanvaraussivun voi luoda myös Business Starterilla ja henkilökohtaisella Google-tilillä; useat sivut, apuisännät, useiden kalenterien tarkistus, automaattiset sähköpostimuistutukset ja varaajan sähköpostin vahvistus ovat maksullisten versioiden lisäominaisuuksia. Kokemuksemme mukaan niitä käytetään harvoin, lähinnä siksi, ettei kukaan tiedä niiden olemassaolosta.
Miten otat käyttöön
- Avaa Google Kalenteri, paina Create ja valitse Appointment schedule.
- Määritä vapaat ajat, tapaamisen kesto ja puskuriaika (tauko) tapaamisten väliin.
- Ota Meet-linkki käyttöön, jos tapaaminen on etänä.
- Kopioi sivun linkki ja lisää se sähköpostin allekirjoitukseen ja verkkosivuille.
Asiakas näkee vain vapaat ajat. Jos tarkistettavaan kalenteriin tulee toinen tapahtuma, aika katoaa tarjonnasta. Tuplavaraukset loppuvat, mutta vain, jos saatavuusasetukset ovat oikein. Siitä kertoo seuraava osio.
Ennen kuin julkaiset linkin: viisi asetusta
- Tarkistettavat kalenterit. Sivu tarkistaa varatut ajat vain niistä kalentereista, jotka määrität kohdassa Calendars checked for availability. Jos työtapaamiset ovat toisessa kalenterissa tai apuisännällä, ne on lisättävä erikseen, muuten sivu tarjoaa aikaa, jolloin olet jo varattu.
- Puskuriaika ja lyhin varausaika etukäteen. Aseta tauko tapaamisten väliin ja aika, kuinka pitkälle ennen alkua voi vielä varata, jottet saa varausta viisi minuuttia ennen tapaamista.
- Aikavyöhyke. Sivu näyttää ajat varaajan selaimen aikavyöhykkeellä. Määritä oma saatavuutesi omalla aikavyöhykkeelläsi ja testaa sivu toisesta alueesta, jos asiakkaasi ovat ulkomailla.
- Peruminen ja siirtäminen. Vahvistussähköpostissa asiakas saa linkin, jolla tapaamisen voi siirtää tai perua; päätä ja kirjoita sivun kuvaukseen, mihin asti se on sallittua.
- Varaajan sähköpostin vahvistus. Maksullisissa versioissa lisäominaisuuksilla voit vaatia, että varaaja vahvistaa sähköpostiosoitteensa; se rajoittaa valevarauksia julkisella sivulla.
Tarvitaanko Calendlyä?
| Kalenterin ajanvaraussivu | Calendly ym. | |
|---|---|---|
| Hinta | Sisältyy Google-tiliin; lisäominaisuudet maksullisissa versioissa | Ilmaisia ja maksullisia paketteja; tarkista ajantasainen tarjonta |
| Synkronointi | Sama kalenteri, ei mitään synkronoitavaa | Yksi integraatio lisää, joka voi lakata toimimasta |
| Tiimin aikataulutus | Apuisännät ja useiden kalenterien tarkistus | Laajemmat (round-robin ym.) |
| Data | Pysyy Workspace-ympäristössäsi | Yhdellä palveluntarjoajalla lisää, jolla on erillinen pääsy kalenteriisi |
Rehellisesti: jos tarvitaan monimutkaista tiimin rotaatiota, Calendly on vahvempi. Useimmissa pienissä yrityksissä, joita näemme, sisäänrakennettu sivu tekee saman, ilman lisämaksua tästä toiminnosta ja ilman uutta integraatiota.
”Varatessa en näe kollegojen kalentereita”
Toiseksi yleisin kysymys. Jos tapahtumaa tai varausta luodessa kollegojen varatut ajat eivät näy, syy on lähes aina kalenterin jakamisasetuksissa:
- Hallintakonsolissa (Admin console): Apps → Google Workspace → Calendar → Sharing settings, organisaation sisäisen jakamisen on oltava vähintään ”See only free/busy”. Se on oletus uusille kalentereille, ja jokainen käyttäjä voi itse laajentaa tai rajata sitä.
- Jokaisella käyttäjällä: kalenterin asetuksissa kohdassa Share with people in your organization jakamisen on oltava päällä. Jos kollega on poistanut sen, järjestelmänvalvojan oletus ei auta.
- Jos kollega on jakanut kalenterin vain ”free/busy”-tasolla, näet varatut ajat mutta et tapahtumien nimiä. Se on asetus, ei virhe.
- Ajanvaraussivulle apuisäntien kanssa: apuisännän lisääminen ei vielä tarkoita, että sivu tarkistaa hänen kalenterinsa. Se on lisättävä tarkistettavien kalenterien listaan erikseen.
Nämä asetukset ovat osa oikein tehtyä Google Workspace -käyttöönottoa, samoin kuin jaetut Drive-asemat ja tietoturvakäytännöt.
Yksi käytännön vinkki
Luo ajanvaraussivu myös sisäiseen käyttöön, esimerkiksi ”IT-kysymysten puolituntinen”. Kollegat varaavat ajan itse, ja ”onko sulla hetki?” -keskeytykset kesken päivän vähenevät selvästi.
Haluatko, että ajanvaraussivut yksinkertaisesti toimivat? Määritämme saatavuuden, apuisännät ja kalenterien jakamisen, testaamme aikavyöhykkeet ja perumisen ja koulutamme vastuuhenkilöt. Varaa ilmainen 30 minuutin auditointi tai soita +371 22 30 50 90.
