Sisällys
Jonakin päivänä Drive ilmoittaa, että tila on loppu, tai Gmail lakkaa vastaanottamasta uusia viestejä. Yleensä se tapahtuu kaikkein sopimattomimmalla hetkellä. Hyvä uutinen: suurimman osan tilasta voi yleensä vapauttaa maksutta, ja lisää kannattaa ostaa vasta siivoamisen jälkeen. Huomautus: jos Gmail hylkää vain liitteen, syy on useammin liitteen koko (Gmailin raja on 25 MB), ei tallennustila.
Miten tallennustila toimii
Google Workspacen tallennustila on koko yrityksen yhteinen (pooled): jokainen lisenssi tuo oman osuutensa kokonaismäärään, ja sitä käyttävät kaikki yhdessä. Tilaa kuluttavat Gmail, Drive (myös jaetut Drive-asemat) ja Kuvat.
| Sopimus | Tallennustila käyttäjää kohden |
|---|---|
| Business Starter | 30 GB |
| Business Standard | 2 TB |
| Business Plus | 5 TB |
Esimerkiksi 10 hengen yrityksellä Standard-sopimuksessa on yhteensä 20 TB. Hinnat ja sopimusten erot ovat lisenssisivullamme.
Ilmoitus tilasta voi tarkoittaa kolmea eri rajaa, ja jokaisella on eri ratkaisu:
- Organisaation kokonaiskiintiö: kaikkien lisenssien summa. Sitä muuttaa vain poistaminen, lisenssien määrä tai sopimus.
- Käyttäjäkohtainen raja: järjestelmänvalvoja voi Hallintakonsolissa (Admin console) määrittää, kuinka paljon kokonaiskiintiöstä yksi käyttäjä saa käyttää. Jos yhdeltä henkilöltä tila on loppu, mutta yrityksellä kokonaisuudessaan riittää, todennäköisesti on saavutettu tämä raja, ja sitä voi säätää.
- Jaetun Drive-aseman raja: aseman tiedostot lasketaan kokonaiskiintiöön, mutta yhdellä asemalla on myös oma rajoituksensa: 500 000 kohdetta (tiedostot, kansiot, pikakuvakkeet, roskakori mukaan lukien).
Mistä katsoa
Hallintakonsolin Storage-osiossa näkyy, kuinka paljon tilaa on käytössä yhteensä, palveluittain, käyttäjittäin ja jaettujen Drive-asemien mukaan. Yleensä kuva on sama kuin kaikilla: pari ihmistä videotiedostoineen vie puolet kaikesta.
Mitä tehdä ja missä järjestyksessä
Pääperiaate: tietojen uudelleenjärjestely auttaa hallitsemaan niitä, mutta tilaa vapauttaa vain poistaminen tai siirtäminen Google Workspacen ulkopuolelle. Tiedoston siirto My Drivesta jaetulle Drive-asemalle samassa yrityksessä ei muuta käytettyä määrää.
- Etsi suurimmat käyttäjät Storage-raportista ja suurimmat tiedostot: Driven Storage-osiossa tiedostot on lajiteltu koon mukaan. Videot ja vanhat viennit ovat yleensä pääsyylliset.
- Tyhjennä roskakori, mutta katso ensin, mitä siellä on. Poistetut tiedostot vievät Driven ja Gmailin roskakorissa tilaa edelleen 30 päivää. Tyhjentää voi heti, mutta sen jälkeen tiedostot voi palauttaa vain järjestelmänvalvoja ja vain rajoitetun ajan, joten varmista, ettei roskakorissa ole mitään, mitä yrityksen on säilytettävä.
- Siivoa lähteneiden työntekijöiden tiedot. Jäädytetty tili vie edelleen sekä tilaa että lisenssin. Siirrä tarvittavat tiedostot jaetulle Drive-asemalle (se ei vielä vapauta tilaa), poista tarpeettomat, ja poista sitten tili: tilan vapauttaa nimenomaan poistaminen. Jos sen jälkeen poistat lisenssin, kokonaiskiintiö pienenee tämän lisenssin osuudella, joten käy lisenssien määrä läpi yhdessä tallennustilan kanssa. Koko prosessi on lähdön tarkistuslistassamme.
- Käy jaetut Drive-asemat läpi. Vanhat projektit, joihin kukaan ei ole koskenut aikoihin, säilyttävät usein satoja gigatavuja. Jos tietoja tarvitaan vain ”kaiken varalta”, vie ne arkistoon Workspacen ulkopuolelle ja poista asema.
- Vasta sitten osta. Jos siivoamisen jälkeen tilaa todella puuttuu, on kaksi tietä: seuraava sopimus tai lisätallennustila erikseen. Kumpi on halvempi, riippuu lisenssien määrästä ja puuttuvasta määrästä: pienelle yritykselle, jolla on suuri arkisto, sopii usein lisätallennustila, yritykselle, jolle myös Standard- tai Plus-ominaisuudet ovat hyödyksi, sopimuksen vaihto. Autamme laskemaan sinun luvuillasi.
Yksi varoitus
Älä koskaan ratkaise tilan puutetta laittamalla työntekijät säilyttämään työtiedostoja henkilökohtaisilla tileillä. Tilaa kyllä on, mutta tiedostot eivät enää kuulu yritykselle. Jos tallennustilakysymys liittyy kustannuksiin yleisemmin, hyödyllinen on myös artikkeli Workspace-kustannusten pienentämisestä.
Autamme laittamaan kuntoon
Tallennustila täynnä eikä ole selvää, mitä siivota, arkistoida tai ostaa? Vertaamme käyttöä lisensseihin ja annamme kustannusvaihtoehdot. Varaa maksuton 30 minuutin auditointi tai soita +371 22 30 50 90.
