Sisällys
Tilanne on yleinen: yritys ostaa toisen verkkotunnuksen, aloittaa toisen brändin tai ostaa toisen yrityksen. Ja herää kysymys, lisätäänkö uusi verkkotunnus nykyiseen Google Workspace -ympäristöön vai luodaanko erillinen?
Vastaus on tärkeä, koska sen muuttaminen myöhemmin on kallista.
Kolme vaihtoehtoa, eivätkä ne ole samanlaisia
1. Verkkotunnusalias (domain alias)
Jokainen käyttäjä saa automaattisesti saman osoitteen myös uudessa verkkotunnuksessa. [email protected] vastaanottaa postia myös osoitteella [email protected]. Yksi postilaatikko, kaksi osoitetta.
Hinta: itse verkkotunnuksen lisäämisestä ei peritä erillistä lisenssimaksua. Aliasverkkotunnus ei luo uusia tilejä: Matilla on edelleen yksi tili, yksi salasana ja yksi lisenssi. Se tarkoittaa myös, että [email protected] ei ole itsenäinen identiteetti, jonka voisi antaa toiselle henkilölle tai erottaa myöhemmin.
Kaksi asiaa, jotka kannattaa tarkistaa lisäämisen jälkeen: voivatko käyttäjät lähettää uudesta osoitteesta (Gmailin asetuksissa kohdassa ”Send mail as” on oltava aliasosoite, muuten vastaukset lähtevät osoitteesta brandi-a.fi), ja onko uudella verkkotunnuksella omat SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet. Vastaanotto toimii ilman niitäkin, lähettäminen ilman niitä päättyy roskapostiin.
Sopii, jos toinen verkkotunnus on sama yritys eri kirjoitusasulla tai eri päätteellä, esimerkiksi .com .fi:n rinnalla.
2. Toissijainen verkkotunnus
Verkkotunnus samassa Workspace-ympäristössä, mutta erillisillä käyttäjillä. [email protected] ja [email protected] ovat kaksi eri tiliä samassa ympäristössä. Anna kirjautuu omalla brandi-b.fi-osoitteellaan eikä saa automaattisesti osoitetta brandi-a.fi-verkkotunnuksessa; tarvittaessa se lisätään erikseen sähköpostialiaksena.
Hinta: yksi lisenssi jokaista käyttäjää kohden, kuten tavallisesti. Itse verkkotunnus ei maksa mitään, maksun aiheuttavat ihmiset, joille siihen luodaan tilejä.
Sopii, jos kyse on yhdestä yrityksestä, jolla on kaksi brändiä tai kaksi tiimiä, joiden on työskenneltävä yhdessä: yhteiset kalenterit, yhteiset Drive-asemat, yksi hallinta. Google vertailee molempia vaihtoehtoja dokumentaatiossaan artikkelissa Add a user alias domain or secondary domain.
3. Erillinen Workspace-ympäristö
Kaksi itsenäistä ympäristöä, kaksi Hallintakonsolia (Admin console), kaksi laskua.
Sopii, jos: yritykset ovat juridisesti erillisiä, tiedot eivät saa sekoittua, jompikumpi saatetaan joskus myydä, tai tietoturvavaatimukset eroavat toisistaan.
Miten päättää: yksi kysymys ja kolme tarkistusta
Ovatko nämä ihmiset yksi tiimi?
Jos he näkevät arjessa toistensa kalenterit, jakavat tiedostoja ja kirjoittavat toisilleen, kyse on yhdestä ympäristöstä ja toissijaisesta verkkotunnuksesta. Kaksi ympäristöä tekee yksinkertaisista asioista monimutkaisia: ulkoinen jakaminen, kalenterien näkyvyys, jaetut Drive-asemat rajoituksineen.
Jos kyse on kahdesta erillisestä liiketoiminnasta, joilla vain sattuu olemaan sama omistaja, kaksi ympäristöä. Niiden erottaminen myöhemmin yhdestä ympäristöstä tarkoittaa migraatiota, eikä se ole halpaa.
Jos vastaus ei ole ilmeinen, kolme tarkistusta ratkaisee:
- Hallinnan raja. Yhdessä ympäristössä pääkäyttäjä (super admin) näkee ja hallinnoi molempien verkkotunnusten käyttäjiä, tiedostoja ja postia. Jos toinen yritys tarvitsee oman järjestelmänvalvojan, jolla ei ole pääsyä sinun tietoihisi, se puhuu kahden ympäristön puolesta. Organisaatioyksiköt (OU) rajoittavat asetuksia, eivät pääkäyttäjän pääsyä.
- Vastuu tiedoista. Jos kumpikin yritys on erillinen rekisterinpitäjä omalla sopimuksellaan, omilla asiakastiedoillaan ja omalla säilytyskäytännöllään, yhteinen ympäristö tarkoittaa, että nämä rajat ovat vain paperilla.
- Erottamisen kustannus. Yhden verkkotunnuksen poistaminen ympäristöstä on yksinkertaista; ihmisten siirtäminen kaikkine tiedostoineen, kalentereineen ja jaettuine Drive-asemineen on migraatio. Jos myynti tai jakautuminen on todellinen skenaario lähivuosina, laske tämä hinta jo nyt.
Mitä ei pidä tehdä
- Älä laita molempia brändejä samaan postilaatikkoon tunnisteilla lajiteltuina. Se vaikuttaa halvemmalta ja päättyy siihen, että asiakkaat saavat viestejä väärältä brändiltä.
- Älä lisää ostetun yrityksen verkkotunnusta ”toistaiseksi”. Väliaikaiset ratkaisut elävät Workspace-ympäristössä vuosia.
- Älä unohda DNS:ää. Jokainen verkkotunnus tarvitsee omat MX-, SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet, myös aliasverkkotunnus. Toinen verkkotunnus ilman todennusta tarkoittaa, että sen viestit päätyvät roskapostiin, katso sähköpostin todennusta käsittelevä artikkeli.
Yrityskauppa
Jos ostat yrityksen, jolla on jo oma Workspace-ympäristö, sinun ei tarvitse valita ”yhdistämisen” ja ”jättämisen” välillä. On myös kolmas tie: yhdistäminen vaiheittain. Sovitaan ensin yhteisestä ylläpidosta, yhdestä jälleenmyyjästä ja yhtenäisistä tietoturvakäytännöistä, ja vasta sen jälkeen siirretään käyttäjät. Kaksi ympäristöä ei kuitenkaan yhdisty yhdeksi konsoliksi: samat asetukset on tehtävä kumpaankin ympäristöön erikseen, ja verkkotunnus voi olla kerrallaan vain yhdessä Workspace-tilissä. Kun käyttäjien vuoro tulee, verkkotunnus vapautetaan ensin vanhasta ympäristöstä ja lisätään sitten uuteen, ja postin, tiedostojen ja kalenterien siirtoon tarvitaan oma migraatiosuunnitelma. Se on työläämpää, mutta ei riko ihmisten arkea yrityskaupan hetkellä, jolloin se on jo valmiiksi riittävän kiireinen.
Verkkotunnusrakenne on osa Google Workspace -käyttöönottoa, ja ympäristöjen yhdistäminen on osa migraatiota. Tarkistettu Googlen dokumentaatiosta 10.9.2026.
Epäselvää, kuka hallinnoi verkkotunnustasi, DNS:ää ja Google-laskutusta? Selvitämme verkkotunnuksen rekisteröijän, DNS-palveluntarjoajan ja Workspace-organisaation, sitten suunnittelemme ja testaamme muutokset. Varaa maksuton 30 minuutin auditointi tai soita +371 22 30 50 90.
