Sisällys
Google Workspace on voittoa tavoittelemattomille organisaatioille maksuton. Google ilmoittaa, että hakemuksen käsittely kestää yleensä 2-14 arkipäivää. Käytännössä organisaatiot pyörivät usein viikkoja kehää: vahvistus ei onnistu, tila ei muutu, ja tuen vastaus on linkki samalle sivulle, joka on jo luettu.
Mihin prosessi useimmiten jumittuu
Suurin osa jumitustapauksista juontaa juurensa yhteen neljästä kohdasta.
1. Organisaatio ei täytä ehtoja tai asiakirjat eivät vastaa toisiaan
Googlen kelpoisuusohjeissa mainitaan rekisteröidyt yhdistykset, säätiöt ja seurakunnat sekä muut uskonnolliset yhteisöt, jotka täyttävät ohjelman yleiset ehdot. Erillinen yleishyödyllisyysasema ei ole ainoa tie, joten älä hylkää ajatusta vain siksi, ettei sinulla ole sellaista. Tarkista ajantasaiset kriteerit Google for Nonprofits -kelpoisuussivulta, ennen kuin alat kerätä asiakirjoja. Ohjelmaan eivät voi osallistua valtion ja kuntien laitokset, oppilaitokset eivätkä terveydenhuollon laitokset.
Kaksi yleistä virhettä asiakirjoissa: hakemuksessa oleva virallinen nimi ei vastaa kirjain kirjaimelta yhdistys- tai säätiörekisterin merkintää, ja hakemuksen jättävä henkilö ei pysty todistamaan yhteyttään organisaatioon. Vahvistuskumppani pyytää molempia: rekisteröintitiedot ja todistuksen siitä, että hakija edustaa organisaatiota.
2. Goodstack-vahvistus on kesken
Google ei itse tarkista voittoa tavoittelemattoman organisaation asemaa, vaan sen tekee nykyinen vahvistuskumppani Goodstack. Tämä tarkistus on osa Google for Nonprofits -tilin hakemusta, ja vasta sen hyväksynnän jälkeen Google Workspacen ja ohjelman muut tuotteet voi aktivoida. Jos tarkistus on kesken, Workspacen aktivointi ei yksinkertaisesti etene mihinkään, usein ilman selkeää selitystä. Jos saat hylkäyksen, selvitä ensin tarkka syy Google for Nonprofits -tilistä ja korjaa se sen sijaan, että jätät identtisen hakemuksen uudelleen.
3. Verkkotunnuksen omistajuutta ei ole todistettu
Google vaatii todistamaan, että verkkotunnus kuuluu sinulle, yleensä lisäämällä TXT-tietueen DNS:ään. Kaksi tyypillistä virhettä: tietue lisätään väärään paikkaan (esimerkiksi verkkotunnuksen rekisteröijälle, vaikka DNS:ää hoitaa käytännössä toinen palvelu), tai odotetaan välitöntä vastausta. DNS-muutosten leviäminen voi kestää jopa 72 tuntia, eikä vahvistuksen pyytäminen uudelleen nopeuta prosessia.
4. Organisaatiolla ei ole verkkosivustoa
Vahvistuksessa auttaa yleensä julkisesti saatavilla oleva sivusto omassa verkkotunnuksessasi, jossa näkyvät organisaation nimi, toiminnan tarkoitus ja yhteystiedot. Jos sivustoa ei ole, yksinkertainen yhden sivun sivusto on usein riittävä, mutta se ei ole takuu: vahvistuskumppani voi pyytää lisäasiakirjoja. Sivuston on oltava verkossa ennen hakemuksen jättämistä.
Käytännön järjestys, joka toimii
- Tarkista Googlen ilmoittamat maakohtaiset kelpoisuuskriteerit ja valmistele rekisteröintiasiakirjat tarkalla virallisella nimellä.
- Rekisteröi verkkotunnus organisaation nimiin (ei jonkun työntekijän yksityiselle tilille) ja julkaise yksinkertainen sivusto tällä verkkotunnuksella.
- Jätä Google for Nonprofits -tilin hakemus. Goodstack-vahvistus tapahtuu tämän hakemuksen osana; odota hyväksyntää.
- Rekisteröi Google Workspace -tili organisaation verkkotunnuksella ja vahvista verkkotunnus TXT-tietueella. Jos Workspace-tili on jo olemassa, ohita tämä vaihe.
- Aktivoi Google for Nonprofits -tilissä Google Workspace for Nonprofits ja ilmoita vahvistettu verkkotunnus.
Järjestys on tärkeä. Suurin osa ”vahvistuskierteistä” syntyy siitä, että vaiheet tehdään rinnakkain tai väärässä järjestyksessä: Workspacen aktivointia yritetään, kun organisaatiota ei ole vielä hyväksytty tai verkkotunnusta ei ole vielä vahvistettu.
Kolme asiaa, jotka kannattaa tietää
- Maksuton versio ei ole rajaton. Google Workspace for Nonprofits on tarkoitettu organisaatioille, joilla on enintään 2000 käyttäjää. Suuremmille organisaatioille sekä niille, jotka tarvitsevat maksullisten versioiden ominaisuuksia (enemmän tallennustilaa, Vault, lisätietoturvakontrollit), Google tarjoaa voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden hinnat maksullisiin versioihin merkittävällä alennuksella.
- Olemassa oleva maksullinen Workspace-tili ei ole este. Jos organisaatio maksaa jo Workspacesta, Google for Nonprofits -hyväksynnän jälkeen saman tilin voi siirtää voittoa tavoittelemattomien versioon sen sijaan, että luodaan uusi. Jos tilausta hallinnoi jälleenmyyjä, selvitä siirron menettely hänen kanssaan etukäteen.
- Älä luo uutta tiliä, jos prosessi jumittuu. Toinen tili samalle verkkotunnukselle aiheuttaa ristiriidan, joka on myöhemmin vaikeampi ratkaista kuin alkuperäinen ongelma. Sama koskee toista verkkotunnusta: voittoa tavoittelemattomien versiossa lisäverkkotunnuksen lisääminen on maksutonta, ja miten valita aliaksen ja toissijaisen verkkotunnuksen välillä, kerrotaan erillisessä artikkelissa.
Aiheeseen liittyen: hyväksynnän jälkeen seuraa Google Workspace -käyttöönotto, käyttäjärakenne, jaetut Drive-asemat ja tietoturvakäytännöt. Sopimuksista ja kustannuksista katso lisenssit ja hinnat.
Milloin kumppania kannattaa käyttää
Itse lisenssit ovat voittoa tavoittelemattomalle organisaatiolle maksuttomia, ja hakemuksen voi jättää vain organisaatio itse. Kumppani ei voi tehdä sitä puolestasi, mutta voi tarkistaa kelpoisuuden ja asiakirjat ennen jättämistä, laittaa verkkotunnuksen ja DNS:n kuntoon ja määrittää ympäristön hyväksynnän jälkeen: käyttäjärakenteen, jaetut Drive-asemat ja tietoturva-asetukset. Se on maksullista käyttöönottotyötä, jota ei pidä sekoittaa itse lisensseihin. FreeIT on ollut Google Cloud -kumppani Baltiassa vuodesta 2012 ja on kulkenut tämän tien voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden kanssa monta kertaa.
Aiheeseen liittyvät artikkelit: Harkitsetko Google Workspacesta luopumista? · Miten saat Google Workspace -tukea
Johdatko voittoa tavoittelematonta organisaatiota ja haluat määrittää Workspacen oikein? Tarkistamme kelpoisuuden, autamme hakemuksessa ja määritämme ympäristön hyväksynnän jälkeen. Varaa maksuton 30 minuutin auditointi tai soita +371 22 30 50 90.
Keskustele voittoa tavoittelemattoman organisaation käyttöönotosta
